Hybrid arbeidsmodell for kunstinstitusjoner: Strategier for suksess

Bilde med tillatelse fra Unsplash

Er kunstorganisasjonen din på vei ut av pandemien med interesse for en hybrid driftsmodell?

COVID både tvunget og normalisert fjernarbeid. Men nå som vaksiner ruller ut og CDC opphever restriksjoner, vurderer kunstinstitusjoner hvordan deres ansatte skal komme tilbake til jobb. 

Fleksibiliteten og effektiviteten til fjernarbeid har fått mange ledere til å vurdere en hybrid arbeidsmodell. På Artwork Archive ser vi førstehånds hvordan museer og andre kunstinstitusjoner tilpasser seg sin nye normalitet og skaper produktive og samarbeidende arbeidsstyrker – på og utenfor kontoret. Vi er glade for å dele strategier og verktøy kunstorganisasjoner bruker for å kommunisere, få ting gjort og samarbeide.

Å starte…

Vurder fordelene og ulempene ved hver type arbeidsmodell – personlig, ekstern og hybrid. 

Når det gjelder å utvikle og opprettholde en sunn arbeidskultur, er det ingen løsning som passer alle. Hver kunstorganisasjon vil være forskjellig i sin misjon og typer programmer, samt sine ansatte og budsjett.

For å starte samtalen om hvilken arbeidsmodell som kan være best for din organisasjon, er det noen fordeler og ulemper du bør vurdere for hver type arbeid.

Fjernkontroll

Pros: Remote kan hjelpe med rekruttering og oppbevaring siden du ikke er begrenset av geografi. Du kan også holde dine ansatte friske ved å begrense tiden deres på kontoret. Coworking spaces er også en løsning for de som fortsatt ønsker å møtes personlig. Lagkamerater kan planlegge og møtes i/utenfor kontoret etter behov.

Cons: Det er en utfordring å skape en følelse av eierskap med fjernarbeid. Noen ansatte opplever ensomhet og isolasjon. Ledere frykter at deres ansatte vil bli mindre engasjerte og mindre lojale. Dette forsterkes av nyheter om at én av fire arbeidere vurderer å forlate jobben i kjølvannet av pandemien ().

Personlig

Pros: Det er visse forventninger til å jobbe på stedet fordi det er det de fleste av oss er vant til. Improviserte og tilfeldige møter vil sannsynligvis også stimulere kreativiteten. 

Cons: Du vil ha begrenset tilgang til talent. Personalet vil ha mindre fleksibilitet. De har ikke tilgang til fordelene med eksternt arbeid - ingen pendling, mer uavhengighet osv. 

HYBRID

Pros: En hybrid arbeidsstyrke drar nytte av både eksterne og personlige strategier. Det er fleksibilitet. Ansatte fortsetter å strebe etter balanse mellom arbeid og privatliv.

Cons: Det er problemer med koordinering. Det er vanskelig å overlappe. Alt er planlagt. Dette kan forårsake stress for ledere. 

Visste du at det finnes ulike typer hybrid arbeidsmodeller?

Hybrid er ikke bare én løsning. Ulike typer utforskes på arbeidsplassen. Her er fem modeller vi kom over, og de blir omtalt nærmere i denne .

• Kontororientert: Ansatte er pålagt å komme inn på kontoret mesteparten av tiden, men bedrifter setter av en eller to dager i uken når ansatte får jobbe fra et annet sted. 

• Fullt fleksibel: Ansatte kan velge når de ønsker å jobbe fra kontoret og når de ønsker å jobbe fra et annet sted. Full fleksibilitet kan raskt skape nivåer av medarbeiderstatus og betydelige ulikheter som favoriserer de som er på kontoret oftere. Det er også reelle koordineringsproblemer da det ofte er vanskelig å forutse hvem som vil sitte på kontoret. 

• Remote-ish (fjern-vennlig): I denne modellen har noen ansatte lov til å jobbe eksternt. Noen bestemte dager er kanskje ikke tillatt for eksternt arbeid. 

• Hybrid eksternt kontor: Ansatte får en "meny" med alternativer å velge mellom, som inkluderer et eksternt alternativ, et fleksibelt arbeidsalternativ (ansatte jobber fra kontoret 2-3 dager i uken), og et alternativ på kontoret. Dette kan være vanskelig hvis ledere og ledere velger å jobbe i et kontormiljø. Ansatte kan føle at de hører hjemme på kontoret. 

• Først slettet: Fjernkontroll er standard. Denne modellen skiller seg ut ved at ansatte har myndighet til å jobbe eksternt i stedet for bare å tillate alternativet. 

Så langt ser det ut til at mange museer velger en kontorbasert tilnærming med 1-2 bestemte eksterne arbeidsdager. Selv før pandemien tillot noen organisasjoner sine ansatte å jobbe eksternt. 

Faktorer du bør vurdere når du vurderer en hybridmodell

Arten av de ansattes arbeid og de spesifikke jobbene de utfører. 

Hvem tilbringer mesteparten av tiden alene ved skrivebordet sitt? Hvem trenger tilgang til objekter? Hvem trenger å samarbeide og bygge relasjoner? Arbeidsstilene og behovene til konservatorer og installatører er forskjellige fra de som er under utvikling. Økonomi kan være plassert utenfor kontoret, mens sikkerhet må være på plass. 

Identiteten til dine ansatte 

Du har kanskje lagt merke til at noen ansatte har trivdes mens de jobber eksternt, mens andre har slitt uten sosial interaksjon. Noen ansatte kan være mer iboende motiverte og nyte sitt eget rom. Mens andre trenger menneskelig interaksjon og deres arbeid forbedres av ansikt til ansikt interaksjon. 

Hjemmeinstallasjon

Noen ansatte har ikke luksusen til et hjemmekontor. Eller de kan ha familiemedlemmer eller romkamerater hjemme. Disse menneskene foretrekker sannsynligvis å komme inn på et kontor og ha sin egen plass.

Ansattes ansettelsestid eller arbeidserfaring 

Nye eller nylig forfremmet ansatte må kanskje være på stedet. Denne gruppen krever ofte coaching fra sine ledere, og nyansatte drar nytte av å samhandle med lagkamerater utenfor deres avdeling. 

Age 

Representanter for generasjon Z foretrekker generelt å være på kontoret (ifølge ulike undersøkelser). De er nye i den profesjonelle verden, og deres sosiale liv er ofte sammenvevd med jobb. De la også merke til at produktiviteten deres har gått ned siden de begynte å jobbe hjemmefra. 

Ikke glem å lytte til dine ansatte. Vurder hvordan du kan møte deres behov samtidig som du opprettholder organisasjonens produktivitet. 

Strategier for en vellykket hybridmodell

Hybrid arbeid krever ekstern tilgang til , dokumentasjon og lagkameratene dine.  

A viste at 72 % av lederne investerer i virtuelle samarbeidsverktøy. 

I kunstarkivet Vi har sett mange team gå over til nettbaserte verktøy for å fortsette å jobbe effektivt, enten det er på stedet eller eksternt. For å være rettferdig har ideelle organisasjoner vært trege med å omfavne virtuell tilgang, men COVID har gjort det nødvendig.

Nedenfor er måter kunstorganisasjoner utfører hybridarbeid med . 

Ha alltid tilgang til informasjon med en museumsdatabase som . 

Gjør informasjon tilgjengelig slik at du kan samarbeide eksternt

Når du har tildelt personale, vil du være sikker på at du aldri mister informasjon. Ved å bruke et nettbasert styringssystem for kunstsamlinger, er alle dine kunstdata, bilder, kontakter og dokumenter sentralisert på ett sted. Du kan enkelt finne, få tilgang til og dele informasjonen du trenger.

Du vil også alltid være forberedt. Du vil ha detaljene klare for styret og ansatte, pressen, forsikringskrav og skattesesong.

Og det beste av alt er at du ikke trenger å stole på fysisk tilstedeværelse på stedet. Du kan få tilgang til kunstsamlingen din fra hvor som helst og på hvilken som helst enhet. 

teamet fra University of Nevada, Las Vegas ble seedet. De har ansatte på stedet og utenfor stedet som jobber samtidig. De bruker Artwork Archive for å sikre at alle har tilgang til samlingen og informasjonen, uansett hvor de er. 

Albin Polasek museum og skulpturhager flyttet utstillingene sine på nettet med hele teamet hjemme. De organiserte til og med en nettinnsamling ( for mye. Sjekk ut deres nåværende utstilling, som er innebygd på nettsiden deres fra deres Artwork Archive-konto.

Del informasjon ofte

Med kunstsamlingen din på nettet kan du enkelt dele og sende informasjon. Du kan koordinere lån og donasjoner, lage utdanningsmateriell, dele arkivet ditt med forskere og fortsette å bevise din verdi og innvirkning overfor interessenter og beslutningstakere. 

Det finnes mange former for å dele denne informasjonen med online kunstsamlingsstyringssystemer, inkludert: inventarlister, porteføljesider, vedlikeholdsrapporter, vegg- og adresseetiketter, salgs- og utgiftsrapporter, QR-kodeetiketter og utstillingsrapporter. 

Publikum er mest sannsynlig "fjern" også. Alisha Kerlin, administrerende direktør for Marjorie Barrick Art Museum, sier hun kan sende løpende presseforespørsler om utstillinger med ett klikk. Folk fra utenfor Las Vegas er også interessert i samlingen, og hun kan enkelt dele informasjon direkte fra Artwork Archive-kontoen sin. 

Alisha var i stand til å forhandle om et lån til både et lokalt scenekunstsenter og kongresskvinne Susie Lees kontor i Washington, D.C. mens hun var hjemme. 

Lag eksklusive nettvisninger av kunstsamlingene dine. Inviter kontaktene dine til å se kunsten din i Artwork Archives private rom. 

Bruk private rom til å samarbeide og koordinere prosjekter

det er et verktøy inkludert i Artwork Archive-databasen. Du kan lage en kunstsamling og dele den direkte med et bestemt publikum. 

Vivian Zavataro bruker private rom for å lage kunstsamlinger som lærere og elever kan bruke i klassene sine. For eksempel henvendte en professor seg til et museum og ba om tilgang til samlingen av samtidskunst. De private rommene la til rette for samarbeid mellom museums- og universitetsavdelingene. Og ingen trengte å være tilstede på stedet. 

«Private rom er flotte for å utvikle ideer blant ansatte. Vi kan legge til bilder og enkelt bytte mellom alternativer, sier Alisha. «Vi bruker dem også til å reise på konsertene våre. Det er enkelt å dele."

Bruk en tidsplan for å holde alle på oppgaven.

Alle viktige datoer og oppgaver kan lagres i den elektroniske kunstdatabasen. Med et distribuert team kan du identifisere viktige oppgaver og sette påminnelser for å sikre at ingen går glipp av en detalj. Du vil kunne se dine kommende prosjekter samt tidsfrister. synkroniserer også med kalenderen din, og du vil motta ukentlige e-poster. 

En kunstkurator ved Stanford Children's Health bruker Scheduler til å planlegge kommende bevaringsarrangementer. Hun jobber også eksternt med konservatoren sin. Hver person har tilgang til kunstarkivet og kan samtidig styre prosjektet med å vurdere tilstanden til tusenvis av kunstverk i samlingen deres. Kuratoren laster opp sine notater og behandlingsplaner direkte til Kunstarkivets konto slik at kurator kan se gjennom og referere tilbake til informasjonen. 

Artwork Archive-planleggeren sikrer at ingen detaljer går glipp av. 

Involver praktikanter og frivillige i prosjekter både på og utenfor stedet

"Under lockdown var vi i stand til å holde våre frivillige og praktikanter opptatt med Artwork Archive," deler Vivian. «Vi tildelte verk til forskjellige studenter slik at de kunne undersøke dem og legge til funnene sine i kunstarkivet. Hver elev hadde sin egen pålogging, og vi kunne spore aktivitetene deres ved hjelp av aktivitetsfunksjonen.

Ohio Supreme Court hyret en høyskolepraktikant til å hjelpe med inventarprosjektet deres. Hun tok et statisk regneark og lastet det opp til Artwork Archive slik at hun kunne oppdatere databasen fra hybelen hennes. Hun samlet praktisk talt inn dokumenter fra ansatte og la ved filer til anleggets journaler. Ved eksamen hadde hun fullført inventarprosjektet, og etterlot Ohio Supreme Court med en robust database med bilder, detaljer og dokumenter ... og en utmerket anbefaling.

Hold kontakten med teamet ditt med disse verktøyene

I tillegg til et nettbasert styringssystem for kunstsamlinger som , er det andre verktøy du kan legge til i verktøykassen for det virtuelle arbeidsområdet. 

Vi har sett museer bruke videokonferanseplattformer som , og . er en utmerket kommunikasjonsplattform for teamchatter eller direktemeldinger. For å holde prosjekter i gang kan du bruke applikasjoner som , eller . Hvis du ønsker å tilby kundestøtte på nettstedet ditt, bør du vurdere apper som eller . er en fin måte å fange elektroniske signaturer på. designet for refusjonshåndtering. For å få kreativiteten til å flyte, sjekk ut flytskjemaer og tankekart. 

Virtuelt kan være en utfordring for funksjonshemmede. Opprett tilgang med eller en tjeneste som tilbyr Video Remote ASL-teksting og tolkning via Zoom. 

Utvikle en produktiv og samarbeidende arbeidsstyrke uansett hvilken arbeidsmodell du har valgt. for brukervennlige, skybaserte verktøy for å administrere kunstsamlinger, både på stedet og utenfor stedet.